Penyimpanan Office adalah salah satu aspek yang paling penting dan paling sering diabaikan dari manajemen bisnis yang baik . Apakah sistem pengarsipan kantor Anda didasarkan pada sederhana lemari arsip vertikal , jaringan cadangan komputer yang canggih , atau barisan rak penyimpanan stackable , merupakan inti dari bisnis Anda . Setelah dikelola dengan baik sistem pengarsipan kantor berarti bahwa karyawan Anda dapat menemukan apa yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya . Sedikit waktu yang terbuang dalam mencari informasi atau produk , membuat usaha yang efisien dan terorganisir dengan baik . Sistem pengarsipan kantor buruk , di sisi lain , mengundang bencana. Tidak hanya bisa Anda berpotensi membuang ratusan jam kerja per tahun , tetapi Anda juga bisa kehilangan informasi yang berharga dan produk .
Banyak aspek penyimpanan file kantor diabaikan sampai terlambat - terutama di usia ini sistem komputer berteknologi tinggi . Meskipun semua bukti yang sebaliknya , banyak orang masih menganggap bahwa , jika pada komputer , itu aman . Memiliki diandalkan , terawat sistem backup otomatis tidak pernah terjadi kepada mereka sampai sesuatu yang tidak beres . Pada saat itu , hal-hal bencana dapat terjadi . Sebuah virus tunggal , kegagalan hardware , kesalahan karyawan, atau bug perangkat lunak dapat merusak kontrak , catatan penting , dan hal lain yang dapat Anda bayangkan . Meskipun tidak sering terjadi, lebih baik aman daripada menyesal .
Tentu saja, banyak orang meremehkan pentingnya memiliki sistem pengarsipan kantor kertas kuno di atas catatan apa pun komputer yang mereka miliki. Ini tidak bekerja untuk setiap bisnis - kadang-kadang, biaya dalam kertas, tenaga kerja, dan ruang penyimpanan yang terlalu banyak untuk membuat praktis - tapi bagi banyak perusahaan adalah penting . Hard copy kontrak hukum cenderung memegang otoritas lebih di pengadilan dan memberikan gambaran yang lebih jelas dari perjanjian perusahaan Anda membuat . Pengiriman faktur , laporan karyawan , dan persediaan harus selalu disimpan sebagai salinan kertas maupun di komputer . Jika tidak ada yang lain , memberikan Anda ukuran ekstra kepastian hukum .
Namun , bahkan jika Anda memiliki sistem pengarsipan kantor yang sempurna diatur, jika Anda tidak menginventarisasi setiap sekali dalam beberapa saat Anda mengambil risiko besar . Anda tidak pernah tahu kapan seorang karyawan salah mengikuti prosedur , sebuah peralatan yang gagal atau rusak , atau kesalahan lain akan mencegah sistem kantor Anda bekerja dengan baik . Sebuah pemeriksaan setiap bulan atau jadi sangat penting . Nomor satu aturan dalam bisnis adalah untuk mencoba menghentikan kerusakan besar sebelum terjadi .
Banyak aspek penyimpanan file kantor diabaikan sampai terlambat - terutama di usia ini sistem komputer berteknologi tinggi . Meskipun semua bukti yang sebaliknya , banyak orang masih menganggap bahwa , jika pada komputer , itu aman . Memiliki diandalkan , terawat sistem backup otomatis tidak pernah terjadi kepada mereka sampai sesuatu yang tidak beres . Pada saat itu , hal-hal bencana dapat terjadi . Sebuah virus tunggal , kegagalan hardware , kesalahan karyawan, atau bug perangkat lunak dapat merusak kontrak , catatan penting , dan hal lain yang dapat Anda bayangkan . Meskipun tidak sering terjadi, lebih baik aman daripada menyesal .
Tentu saja, banyak orang meremehkan pentingnya memiliki sistem pengarsipan kantor kertas kuno di atas catatan apa pun komputer yang mereka miliki. Ini tidak bekerja untuk setiap bisnis - kadang-kadang, biaya dalam kertas, tenaga kerja, dan ruang penyimpanan yang terlalu banyak untuk membuat praktis - tapi bagi banyak perusahaan adalah penting . Hard copy kontrak hukum cenderung memegang otoritas lebih di pengadilan dan memberikan gambaran yang lebih jelas dari perjanjian perusahaan Anda membuat . Pengiriman faktur , laporan karyawan , dan persediaan harus selalu disimpan sebagai salinan kertas maupun di komputer . Jika tidak ada yang lain , memberikan Anda ukuran ekstra kepastian hukum .
Namun , bahkan jika Anda memiliki sistem pengarsipan kantor yang sempurna diatur, jika Anda tidak menginventarisasi setiap sekali dalam beberapa saat Anda mengambil risiko besar . Anda tidak pernah tahu kapan seorang karyawan salah mengikuti prosedur , sebuah peralatan yang gagal atau rusak , atau kesalahan lain akan mencegah sistem kantor Anda bekerja dengan baik . Sebuah pemeriksaan setiap bulan atau jadi sangat penting . Nomor satu aturan dalam bisnis adalah untuk mencoba menghentikan kerusakan besar sebelum terjadi .